Пора навести порядок

Многие служащие обещают себе стать более организованными в наступающем году. Однако консультанты по организации труда утверждают, что лучшее время навести порядок в делах и мыслях - неделя между Рождеством и Новым

Многие служащие обещают себе стать более организованными в наступающем году. Однако консультанты по организации труда утверждают, что лучшее время навести порядок в делах и мыслях - неделя между Рождеством и Новым годом.

В предновогоднюю неделю жизнь в офисе Элизабет Девер, директора по связям с общественностью детской больницы Shriners Hospital for Children в Лос-Анджелесе, обычно замирает. Однако у самой Девер на эту неделю большие планы. Она намерена разобрать бумаги в кабинете и составить план работы на следующий год.

“В декабре я немного меньше загружена, чем обычно. Но с января снова будет много дел,- говорит она. - Я подумала: скоро начнется новый год. Если я хочу навести порядок, лучше сделать это прямо сейчас”.

В эти дни в офисах меньше людей, а значит, работников не будут лишний раз отвлекать. Телефоны звонят не так часто, и не надо срочно сдавать проект. Кто-то даже может заскучать на работе.

“В эту неделю неплохо поразмышлять: чего я добился в этом году, чего жду от следующего года и как этого достигнуть?” - утверждает Мэрилин Круч, которая управляет консалтинговой компанией Avenues to Organization в Редондо-Бич (штат Калифорния). “В это время наступает относительное спокойствие. В корпоративной среде, в офисной жизни достаточно трудно найти другой такой промежуток времени”, - подчеркивает она. Советы Круч помогли Девер заняться наконец планированием и организацией.

Круч пытается убедить своих клиентов в том, что правильная организация рабочего пространства помогает держать свои мысли в порядке, а значит, лучше распределять свое время. “Время, которое люди тратят на организацию труда, нельзя считать потерянным. Это сэкономленное время, - замечает она. - Можно потратить битый час на поиски телефонного номера, документа или определенной информации в документе. Так происходит постоянно”.

Линн Джилберг, специалист по организации труда из Лос-Анджелеса, делится некоторыми профессиональными приемами, которые она разработала еще до открытия собственной фирмы. К примеру, когда она работала книжным редактором, она очень разумно организовала свое рабочее место. Она выделила пространство для каждой книги, с которой работала в тот момент, и составила общий календарь, где были отмечены даты сдачи разных книг.

Она советует отмечать дату сдачи каждого проекта своим цветом. Джилберг помечает в календаре и даты сдачи материалов ее коллег, чтобы напоминать им о надвигающихся сроках. “Если вы позволите людям, которые делают для вас работу, отстать от графика, то, значит, отстанете сами”, - говорит она.

Джилберг установила себе срок окончания всех работ, а затем поэтапно промежуточные даты сдачи отдельных проектов. Она пометила в календаре, когда автор должен прислать ей очередную главу и когда фотограф должен закончить съемки. Она советует отводить на каждое дело больше времени, чем нужно. “Дела всегда занимают больше времени, чем запланировано. Все тянется дольше, в среднем на 30% дольше, чем планируешь”, - объясняет она.

Джилберг советует создать дежурную папку для самых неотложных дел. В ней может быть список телефонных номеров, по которым необходимо позвонить, записки, на которые необходимо отреагировать в ближайшие дни, или пометки о предстоящих деловых встречах. Дежурная папка заставляет своего владельца отобрать самые важные дела. “У вас может быть 30 дел, и все могут казаться срочными, - говорит она. - Вы должны выбрать три, четыре или пять и попытаться сосредоточиться только на них. Все остальное можно отодвинуть и на время выбросить из головы”.

Очень важно время от времени выбрасывать ненужные бумаги или, по крайней мере, регулярно заносить их в архив. Круч советует клиентам делать пометку на файле каждый раз, когда они его используют. Через полгода они должны просмотреть все документы. Те документы, на которых всего пара пометок или вообще ни одной, стоит переместить в архив. Не надо смешивать их с документами, которые постоянно находятся в работе.

Когда Девер занялась разборкой своих файлов, ненужные документы заполнили три мусорные корзины. Вот в чем дело: когда девять лет назад она начала работать на этом месте, у нее оставались документы ее предшественника, которые она не стала просматривать. Кроме того, она не создала и собственной легкодоступной системы хранения документов.

После того как она избавилась от ненужных бумаг, например от оригиналов статей, опубликованных много лет назад в ежемесячном медицинском журнале, она сгруппировала документы по темам. Теперь все ее бумаги о спонсорах собраны в одном месте. То же самое она сделала с документами по текущим проектам. За предновогоднюю неделю она планирует закончить приведение дел в порядок. Однако уже сейчас разборка рабочего места помогла ей лучше организовать свое время. “Я все время спрашивала себя: куда я дела тот или этот документ? - рассказывает она. - Когда стол расчищен, то можно войти с утра в кабинет, достать бумаги, с которыми сейчас работаешь, и почувствовать, что у тебя все под контролем”.

Девер утверждает, что, убрав стол, она сможет лучше сосредоточиться на том, что необходимо сделать в следующем году. В последнюю неделю декабря она задумается над тем, как привлечь больше внимания к больнице, которая лечит людей бесплатно, благодаря пожертвованиям. Она также начнет планировать ежегодный ужин, который руководство больницы дает в честь своих спонсоров в октябре.

“Правильная организация рабочего места помогает мне привести в порядок не только мои мысли, но и различные проекты, над которыми я работаю”, - заключает Девер.

(WSJ, 14.12.2004, Мария Подцероб)