Время любит счет и учет

Компьютерные программы, контролирующие использование рабочего времени, способны в считанные недели дисциплинировать даже самых расхлябанных сотрудников. Но прежде чем устанавливать систему, стоит разобраться, какая

Компьютерные программы, контролирующие использование рабочего времени, способны в считанные недели дисциплинировать даже самых расхлябанных сотрудников. Но прежде чем устанавливать систему, стоит разобраться, какая именно нужна вашей компании

Личный пропуск – отпечаток пальца

Технологии, позволяющие с точностью до секунды регистрировать приход и уход сотрудников на работу, появились в России около 10 лет назад. Сначала системы учета рабочего времени (СУРВ) внедрили банки и крупные компании: они до сих пор приобретают более 50% таких программ. Но сегодня их все чаще устанавливают средние предприятия и даже малые компании. По данным компаний-разработчиков, спрос на СУРВ на отечественном рынке ежегодно удваивается.

Жесткой конкуренции среди компаний, занимающихся разработкой, производством и установкой систем учета рабочего времени, пока нет. На столичном рынке сегодня работает около пяти-семи серьезных компаний, предлагающих наиболее качественные решения собственной разработки. Другие фирмы, как правило, представляют собой монтажные организации, предлагающие чьи-то продукты.

Все продукты, представленные на российском рынке СУРВ, можно разделить на три группы. К первой относятся системы, позволяющие не только учитывать отработанное сотрудниками время, но и управлять их доступом на предприятие. Подобные программно-технические решения (своего рода «два в одном») пользуются у клиентов наибольшим спросом.

Вторая группа – это СУРВ, контролирующие исключительно рабочее время. Подобные решения подходят небольшим компаниям, у которых нет возможности тратиться на дорогие охранные системы.

И наконец, можно приобрести программу, которая может работать как в составе систем контроля за доступом, так и самостоятельно. Главный плюс таких универсальных комплексов в том, что если в компании уже установлена система контроля доступа (например, видеокамеры или электрические замки), то к ней можно подключить и систему учета рабочего времени.

Все упомянутые учетные системы работают по единому принципу, в основе которого контроль за уходом-приходом сотрудников. В качестве пропуска обычно используются следующие устройства:

• электронные «таблетки» Touch Memory (чтобы войти в офис, необходимо приложить ключ-«таблетку» к считывателю замка);
• карточки с магнитной полосой (карту необходимо вставить в считыватель или провести вдоль считывающей зоны);
• smart-карты, которые называются так, потому что выполняют дополнительные функции, например, служат «электронным кошельком» для расчетов в столовой компании (этот пропуск достаточно приложить к считывателю);
• карты с персональным штрих-кодом (в этом случае в роли считывателя выступает сканер, аналогичный тому, что используется в кассах магазинов).

Дополнительным удобством могут похвастаться комплексы, работающие с proximity-картами, обеспечивающими бесконтактную связь с электронным считывателем. А самой «продвинутой» считается биометрическая идентификация, где личный пропуск сотрудника – отпечаток его пальца.

В каждой из категорий СУРВ можно выбрать любой тип пропуска, в зависимости от того, какой суммой располагает ваша компания. Самый дешевый пропуск (электронные «таблетки» Touch Memory) обойдется в $1-1,5 за штуку. Самый дорогой (smart-карта) стоит $3-10.

Система в действии

Если вы решили оснастить офис системой учета рабочего времени, то первым делом нужно позаботиться о проходной зоне, где будет установлено считывающее устройство (card-reader) или биометрический сканер. Контроллер (прибор, который обрабатывает данные с электронных пропусков) может быть «упакован» в один блок со считывателем (как в домофонах жилых домов) или расположен за пределами проходной (например, за подвесным потолком). Первый способ дешевле, но не так надежен, поскольку контроллер не защищен от механических повреждений. Второй вариант хоть и дороже (примерно в два раза), но зато исключает постороннее вмешательство.

На входе можно установить турникеты или электрические замки, но обязательно нужно посадить охранника. Сидящий во входной зоне человек, с одной стороны, будет отвечать за проход в офис гостей и посетителей, а с другой – контролировать, не прошли ли в офис по одной карточке (случайно или намеренно) несколько сотрудников (а может, и посторонние люди).

Собственно, вся суть системы учета рабочего времени состоит в том, что любой сотрудник, входящий или выходящий из офиса или переходящий из одной его закрытой зоны в другую, отмечается с помощью электронного пропуска. На каждого работника в программе заводится учетная карточка, куда может быть занесена любая персональная информация: фамилия, имя, дата приема на работу, график работы, фотография и так далее. Как только считыватель «опознает» персональную карту (или отпечаток пальца), на экране охранного монитора появится учетная карточка сотрудника. Это позволяет охраннику определить, истинный ли владелец пользуется электронным пропуском.

По желанию заказчика можно установить как один контроллер со считывателем (на входе в офис), так и несколько (скажем, на входах в разные рабочие зоны, столовую или курилку). Компании с разветвленной структурой (сети магазинов или предприятия, имеющие филиалы) могут получать сводные данные на единый сервер. Тогда отдел кадров или директор фирмы в любой момент может узнать, в каком из офисов находится сейчас интересующий его сотрудник и в какое время он там появился.

Отчетная документация

«Изюминка» системы учета рабочего времени – в расширенных возможностях ее программного обеспечения. Если директору компании или бухгалтеру понадобится информация обо всех больничных или отгулах сотрудника за определенный период, то к их услугам редактор и генератор отчетов, предусмотренные во всех СУРВ.

Редактор отвечает за настройку системы в целом, за ввод данных о режиме работы отделов, персональных графиках работы (фиксированных, сменных, произвольных и пр.), а также за внесение информации о прогулах, отпусках и больничных. Наиболее удобны те учетные программы, которые позволяют перенастраивать рабочий график на конкретный день. Такое «вмешательство» может потребоваться в том случае, если сотруднику необходимо сместить время обеда или рамки самого рабочего дня из-за какой-то важной встречи.

Генератор отчетов может выдавать информацию как в виде шаблонных отчетов, так и в виде форм, создаваемых администратором вашей компании. К стандартным отчетам относятся:

• список опоздавших и ушедших раньше положенного времени сотрудников;
• перечень всех зарегистрированных входов-выходов за день по каждому сотруднику;
• сводная статистика по всем подразделениям организации;
• количество отработанных часов за день, месяц или год конкретным сотрудником.

Умеет СУРВ и автоматически рассылать отчеты по электронной почте. С помощью такой рассылки генеральный директор будет получать сводную информацию о работе каждого подразделения, руководители отделов – о работе каждого из подчиненных, и каждый сотрудник – отчеты о личном отработанном времени. Некоторые программы позволяют транслировать всю эту информацию на веб-сайте.

Данные табельных отчетов можно также передавать в бухгалтерские программы, используемые для расчета зарплаты. Руководству эта функция поможет определить масштабы потерь, которые несет компания по вине любителей опаздывать или убивать время на перекуры: достаточно умножить стоимость одного рабочего часа менеджера на количество часов, потраченных им на далекие от рабочих обязанностей цели. Результат в масштабах всего предприятия – тот резерв, который позволит ему задействовать укрепление дисциплины (о плюсах и минусах административных мер, которые для этого обычно принимаются, рассказано в «СБ» № 11/2004). Именно с этой цифрой стоит сравнивать затраты на внедрение СУРВ. А впоследствии, зная сумму, на которую удалось снизить потери за месяц или год, можно даже рассчитать конкретные сроки окупаемости системы.

Что почем?

Сегодня на российском рынке представлены как отечественные, так и импортные продукты СУРВ, как аппаратные, так и программные. Среди западных систем есть раскрученные и известные по всему миру брэнды (например, Apollo, Hirch), имеющие значительно более высокую стоимость по сравнению с российскими аналогами. Западная продукция, продаваемая в России, чаще всего рассчитана на компании с большим штатом сотрудников и обладает подчас совершенно бесполезными для малого и даже среднего бизнеса функциями. Как правило, она представляет собой систему контроля доступа, где функции учета рабочего времени сведены до минимума.

– И это объяснимо, – считает Петр Рыжак, генеральный директор компании «Диджикор Системз». – Иностранным компаниям сложно производить программное обеспечение специально для России.

Кроме того, импортные системы учета рабочего времени (за редким исключением) поставляются на наш рынок, как правило, нерусифицированными, что затрудняет их использование. Поэтому малым и средним компаниям такое приобретение, скорее всего, будет ненужным, да и не по карману.

– Российские компании все чаще отдают предпочтение отечественным комплексам учета рабочего времени хотя бы потому, что западные методики не учитывают российской специфики, – объясняет Андрей Кучеров, менеджер продукта компании «ЦентрИнвест Софт», занимающейся разработкой программных бизнес-решений.

– Отечественные разработчики, в отличие от западных, в большей степени учитывают пожелания клиентских компаний. Например, могут создать специфические отчеты для бухгалтерии и организовать автоматическую передачу данных в бухгалтерские программы, – добавляет Петр Рыжак.

Справедливости ради надо заметить, что под отечественными разработками чаще подразумевается только программное обеспечение, тогда как считыватели, контроллеры, биометрические сканеры и прочее оборудование на нашем рынке преимущественно импортного производства. Существуют и российские аналоги, но спрос на них существенно меньше.

– Российские производители оборудования изначально позиционировали себя как компании, производящие оснащение именно для систем контроля доступа, поэтому у покупателей не возникает ассоциаций с системами учета рабочего времени, – поясняет Петр Рыжак. – Хотя, по сути, оборудование одно и то же.

Однако компанию, решившую внедрить в своем офисе СУРВ, вероятно, в меньшей степени волнует марка производителя контроллеров и в гораздо большей степени – качество работы системы и сумма, в которую выльется такое нововведение. Для маленькой компании подходит система на основе аудио- или видеодомофона. Она стоит всего около $450, с учетом стоимости монтажа и программного обеспечения, которое, кстати, некоторыми производителями распространяется бесплатно и доступно для скачивания в Интернете.

Системы с вынесенными в удаленную зону контроллерами и платным программным обеспечением (стоимость софта может достигать $500 и выше), рассчитанным на компании малого и среднего бизнеса, существенно дороже. Оборудование одной контрольной зоны обойдется приблизительно в $2000.

Стоимость биометрической системы ограничивается ценой сканера отпечатков пальцев и софта с лицензией на определенное количество регистрируемых сотрудников. Компания, в которой работает сто человек, потратит на этот продукт порядка $1000. Кстати, проще всего монтировать именно биометрические системы, так как вся установка сводится к подключению сканера отпечатков пальцев к компьютеру и вместе с настройкой программы учета рабочего времени занимает не более получаса. Такой продукт, сочетающий в себе простоту монтажа и относительно невысокую стоимость, подойдет для компании любого размера.

СТОИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ И РЕГИСТРАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

* Сумма для компании со штатом сотрудников не более 50 человек и офисом с одной контрольно-пропускной зоной.