Справка - это документ, подтверждающий определенные факты или события. А какие факты может подтвердить кадровик по месту работы гражданина? Разумеется, те, что связаны с трудовыми отношениями.

Во-первых, что этот человек действительно работает в данной организации и занимает определенную должность. Во-вторых, что он получает определенную зарплату. В-третьих, что отпуск у него запланирован на конкретный период года. Может понадобиться подтверждение и других обстоятельств. Например, что сотрудник, у которого есть ребенок-инвалид, не воспользовался дополнительными днями отдыха, положенными ему по закону (ст. 262 ТК РФ). И на этом основании выходные может взять другой родитель ребенка по месту своей работы.[1] Или что гражданин, давно уволившийся из организации, действительно когда-то в ней работал.

Все эти справки относятся к справкам личного характера. Но есть и другая разновидность справок - служебные. В них отражаются события и факты, касающиеся работы структурного подразделения или организации в целом. Например, вышестоящая организация обратилась к нижестоящей с просьбой дать справку о количестве уволенных и принятых работников за год, чтобы проанализировать текучесть персонала. Однако сотрудникам отдела кадров чаще всего приходится выписывать личные справки.

Как оформить справку

Справка оформляется на стандартном листе бумаги формата А-4 (иногда используется меньший формат - А-5). Поскольку часто приходится выдавать однотипные справки, советуем вам разработать специальные бланки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые вы будете вписывать нужные данные[2]. Образцы этих трафаретных бланков можно сделать приложениями к инструкции по делопроизводству вашей фирмы[3]. Там же, в инструкции, целесообразно отдельной главой закрепить правила оформления справок и их учета. Примеры оформления справок по различным вопросам представлены на стр. 41.

Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, без которых этот документ не имеет юридической силы. Вот они:

• наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указывайте полностью, без сокращений;
• наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Располагается в правом верхнем углу справки. Если наименование адресата в точности неизвестно (например, сотрудник просит справку для военкомата, но не называет полное наименование этого учреждения), можно не указывать адресата в верхней части документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается. Например: «Справка дана для предъявления в военкомат»;
• регистрационный номер и дата выдачи. Справка, как и любой другой документ, должна иметь регистрационный номер и дату выдачи. Без этих данных справка считается недействительной;
• подпись. Справки подписывает руководитель организации или лицо, которому такие полномочия переданы приказом руководителя. На практике справки, выдаваемые сотрудникам для представления в сторонние организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке содержатся сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;
• печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров. Оттиск печати должен захватывать наименование должности, но не заходить на подпись.

Как вести учет выданных справок

Справки учитывают в специальном журнале или книге. Законодательство не требует, чтобы такой журнал обязательно присутствовал в отделе кадров, однако, советуем вам все же завести его. Эта регистрационная форма поможет вам четко фиксировать каждый случай выдачи справки, чтобы впоследствии избежать претензий со стороны сотрудников по поводу того, что справка им не выдавалась. В журнале учета справок обязательно нужно выделить графу для личной подписи работника в получении справки. Кроме того, необходимо фиксировать в нем дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть предоставлена.

Обложка журнала учета справок оформляется на листе плотной бумаги формата А4. На ней отражается наименование организации и название журнала, а в правом нижнем углу отводятся две строки для дат его начала и окончания. Подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала, ставится на обложке журнала, на последней или на каждой его странице. На стр. 43 вы найдете образцы обложки журнала и его страницы с записями о выданных справках.

Завершая разговор, напомним, что копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров. Ведь у сотрудников, получивших справки, или у руководства могут возникнуть вопросы, ответов на которые вы не найдете в регистрационном журнале. Например, об указанном в справке уровне зарплаты, о реквизитах документов, упоминаемых в справке, о периоде трудового стажа. Кроме того, копии справок являются отчетом о выполненной вами работе.

---

[1] Пункт 2 Разъяснения Минтруда России и ФСС России от 4 апреля 2000 г. № 26/34 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами».

[2] О том, как создавать бланки документов, читайте в № 1, 2006, стр. 50.

[3] О том, как составить инструкцию по делопроизводству, читайте в № 5-8, 2006.