Применяем суммированный учет рабочего времени

Режим работы персонала зависит от того, как организованы технологические процессы. Многим приходится трудиться по 10-12 часов в день, по ночам и в праздники. Восстановить «почасовую» справедливость поможет суммированный учет рабочего времени.

Повременная система оплаты труда предполагает учет фактически отработанного сотрудниками времени. Наибольшее распространение получил так называемый поденный учет. Учетный период в этом случае равен рабочему дню. В трудовом или коллективном договоре установлена ежедневная продолжительность рабочего дня в часах. Для большинства занятий это оправданная практика. Но если трудно придерживаться «нормального» режима пяти- или шестидневной рабочей недели, приходится удлинять учетный период, а внутри него перераспределять ежедневную нагрузку.

Графики правильные и не очень

Продолжительность учетного периода привязывают к производственному циклу предприятия. Устанавливать его на срок меньше месяца – не имеет смысла, а на период больше года – не положено по Трудовому кодексу (ст. 104). График работы нужно составить таким образом, чтобы число рабочих часов не превышало количества часов «обычной» работы при нормальной еженедельной продолжительности рабочего времени за тот же период. Это предусматривает новая редакция Трудового кодекса (п. 103 ст. 1 Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ). «Правильный» график обеспечивает установленную законодательством продолжительность рабочей недели в среднем за учетный период. При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени может в некоторой степени отличаться от общепринятой нормы рабочих часов.

Пример 1

В связи с необходимостью круглосуточного дежурства с 1 января 2006 года администраторы придорожного мотеля переведены на суммированный учет рабочего времени (учетный период – квартал). Им установили новый график работы: сутки через трое. Чтобы определить, соответствует ли установленный график требованиям Трудового кодекса, сравним плановое количество часов работы для каждого с нормой (см. табл.).

Количество часов по графику работы администраторов в I квартале 2006 года

Фамилия	январь		Пере- работка	февраль		Пере- работка	март		Пере- работка	I квартал		Пере- работка
	норма	график		норма	график		норма	график		норма	график
Иванов	128	156	28	151	132	-19	175	144	-31	454	432	-22
Петров	128	144	16	151	144	-7	175	144	-31	454	432	-22
Ромашкин	128	144	16	151	144	-7	175	144	-31	454	432	-22
Лосев	128	144	16	151	132	-19	175	156	-19	454	432	-22
Николаев	128	156	28	151	120	-31	175	156	-19	454	432	-22

При нормальной продолжительности рабочей недели в 40 часов каждый администратор отработал бы по 454 часа, по графику у каждого работника получается меньше на 22 часа, хотя в в январе планируются переработки.

Бывает так, что штатное расписание на предприятии составлено кое-как, без учета нормативов численности. Тогда возможна ситуация, когда нагрузку распределяют на меньшее количество работников. Значит, каждый должен будет отработать большее количество часов в учетном периоде. И график работы уже заранее предполагает переработку.

Пример 2

С 1 апреля 2006 года одну ставку администратора сократили. Установлен новый график работы – на II квартал (табл.).

Количество часов по графику работы администраторов во II квартале 2006 года

Фамилия	апрель		Пере- работка	май		Пере- работка	июнь		Пере- работка	II квартал		Пере- работка
	норма	график		норма	график		норма	график		норма	график
Петров	160	192	32	167	180	13	168	180	12	495	552	57
Ромашкин	160	180	20	167	180	13	168	192	24	495	552	57
Лосев	160	180	20	167	192	25	168	180	12	495	552	57
Николаев	160	168	8	167	192	25	168	168	0	495	552	57

При нормальной продолжительности рабочей недели каждый администратор отработал бы по 495 часов, по графику получается больше. В этом учетном периоде график изначально включает переработку по сравнению с нормой.

Оплата сверхурочных при суммированном учете

В примере 2 налицо сверхурочная работа. То есть работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени сверхурочными считают часы, отработанные сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. За год их количество не должно превышать 120 часов (ст. 99 ТК РФ).

Сверхурочную работу положено оплатить в повышенном размере. За первые два часа работы – с коэффициентом не менее чем 1,5, а за последующие часы – не менее чем 2 (ст. 152 ТК РФ). Оплату сверхурочных часов производят по завершении учетного периода, когда их фактическое количество уже можно определить по табелю.

При суммированном учете рабочего времени необходимо произвести дополнительный расчет. Расчет необходим, чтобы определить, какие часы из сверхурочных оплачивать не менее чем в полуторном размере, а какие не менее чем в двойном. Для этого норму рабочих дней сотрудников, работающих по обычному графику, умножают на два. Получается максимальное количество сверхурочных часов, для оплаты которых нужно применять коэффициент не менее чем 1,5. Всю оставшуюся переработку следует оплатить не менее чем в двойном размере.

Пример 3

За учетный период (II квартал 2006 года) по «обычному» графику пятидневной сорокачасовой рабочей недели норма рабочих дней составляет 62 дня (20 дней за апрель + 21 день за май + 21 день за июнь). Следовательно, при суммированном учете рабочего времени максимально возможное количество сверхурочных с коэффициентом не менее чем 1,5 составит 124 часа. А если переработка будет больше, к примеру, 140, то разницу в 16 часов (140 – 124) надо будет оплатить не меньше чем в двойном размере.

Конкретную величину повышающих коэффициентов для оплаты сверхурочных устанавливают, как правило, коллективным договором. Взамен оплаты по желанию работника допускается компенсация в виде дополнительного времени отдыха.

Расчет среднего заработка

Определяя средний заработок при поденном учете рабочего времени, рассчитывают заработную плату за один рабочий день. В основу среднего заработка при суммированном учете рабочего времени положена стоимость одного часа работы в среднем за период (п. 13 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213).

Чтобы узнать средний часовой заработок, нужно разделить сумму фактически начисленной заработной платы на количество фактически отработанных часов. Период, за который учитываются начисления и отработанные часы, установлен Трудовым кодексом (ст. 139). С 6 октября 2006 он станет единым (12 календарных месяцев) для всех случаев расчета средней заработной платы (п. 129 ст. 1 Закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ). В настоящее время только для расчета отпускных не применяют период в 12 месяцев. Для этого используют расчет за три календарных месяца.

Чтобы оплатить отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени, необходимо установить количество рабочих часов в периоде, на который приходятся отпускные дни. Для того, чтобы его определить, необходимо:

1. разделить количество календарных дней отпуска, положенного работнику, на семь (количество календарных дней в неделю);
2. результат (количество недель отпуска) умножить на нормативное количество часов рабочего времени в неделю.

Пример 4

Воспользуемся данными предыдущих примеров. Будем считать, что количество фактически отработанного времени совпадает с запланированными показателями по графику на II квартал 2006 года. С 1 июля 2006 года администратор Ромашкин уходит в отпуск на 32 календарных дня (из них 28 – очередной отпуск, а 4 дня – дополнительный, по условиям коллективного договора). Оклад администратора – 16 500 рублей в месяц. Оплата за сверхурочные часы проводится по нормам Трудового кодекса: за первые два – в полуторном размере, за последующие – в двойном. Вся переработка учетного периода относится к первой категории сверхурочных часов (57 меньше 124 часов) и оплачивается с коэффициентом 1,5.

За июнь оплачены сверхурочные часы в сумме 8550 руб. ((16 500 руб. x 3 мес. / 495 часов по норме) ) x 1,5 x 57 часов переработки за II квартал).

Сумма заработка в июне составила 25 050 руб. (16 500 руб. + 8550 руб.).

Заработная плата за три месяца, предшествующие дате начала отпуска – 58 050 руб. (16 500 руб. + 16 500 руб. + 25 050 руб.).

Среднечасовой заработок для расчета отпускных равен 105 руб. 16 коп. (58 050 руб. / ( 495 ч + 57 ч)).

Количество недель в период отпуска – 4,57 (32 дня отпуска / 7дн.).

Количество рабочих часов, приходящихся на время отпуска – 182,8 (4,57 нед. x 40 ч по норме).

Сумма отпускных составит 19 223,25 руб. (182,8 ч x 105,16 руб. в час).