Как автоматизировать бизнес

Автоматизация бизнеса будет эффективна в том случае, если бизнес-процессы компании уже оптимизированы. Бизнес первичен по отношению к автоматизации. Нельзя автоматизировать то, чего нет. А если бизнес-процессы выстроены не оптимально («криво»), то никакая автоматизация их не исправит и не выпрямит. В результате такой автоматизации жизнь компании не улучшится, проблемы не исчезнут, они просто будут автоматизированы.

Именно поэтому основная задача консультантов — помочь компании структурировать бизнес и только потом автоматизировать его в необходимом объеме.

Перед автоматизацией консультант создает модель работы компании. И только после этого можно искать информационную систему (ИС), способную воспроизвести эту модель в софте и железе, да еще и развиваться вместе с компанией.

Таким образом, консультанты по управлению являются посредниками двух миров, существующих почти автономно, — бизнеса и информационных технологий.

Цель консультантов — помочь заказчику определиться в своих потребностях.

Нередко при покупке информационной системы происходит следующее: заказчик покупает решение, а потом у него возникает масса вопросов, что с этим ПО (программным обеспечением) и железками делать и как их использовать, ведь «столько денег заплачено — не выбрасывать же». Это происходит потому, что опытный продавец зачастую вручает покупателю совсем не то ПО (или не совсем то), которое тот собирался приобрести, и не самое оптимальное. Выбор именно той ИС, которая необходима компании (обладает необходимой и достаточной функциональностью для решения поставленных задач), а не «модной, крутой, навороченной», предполагает предпроектные обследования. И здесь ответственные и квалифицированные разработчики ПО сталкиваются с рядом проблем.

Проблемы и препятствия

Одна из самых серьезных проблем, возникающих при внедрении ИС, — чисто психологическая. Руководители компаний привыкли к тому, что за деньги можно сделать многое, а за большие деньги — практически все. Внедрение информационных систем не очень хорошо вписывается в эту логику.

Российские бизнесмены пока не вполне готовы к серьезным долговременным союзам и партнерству с производителями ПО на паритетных началах. Они готовы скорее платить, чем сотрудничать. Автоматизация же (настоящая, серьезная) не пристегивается к бизнесу, а вживляется в него.

Кроме того, с большим трудом пробивает себе дорогу понятие «общая цена владения». Например, программа стоит $10 000, и два специалиста отдела АСУ в течение полутора лет ее осваивали и внедряли. Так какова же истинная стоимость программы? Цену (или стоимость) владения имеет каждая программа. Один раз заплатить, поставить и забыть — не получится. И расходы на поддержание ИС в жизнеспособном состоянии целесообразно учитывать при принятии решения о покупке того или иного ПО.

Таким образом, хорошие информационные системы не менее подвижны, гибки и пластичны, чем сам бизнес.

Противоречия

Основной вопрос покупателя ПО, если он определился со своими потребностями, — найти баланс между временем ожидания решения своих проблем и имеющимися ресурсами. Быстрого, дешевого и качественного внедрения ИС без участия заказчика не бывает. Даже если очень сильно надо. А без участия в проекте внедрения ИС заказчика ПО не принесет компании той пользы, которую могло бы. Какими-то параметрами придется жертвовать. Какими именно (скоростью, стоимостью, качеством) — каждая компания решает сама, исходя из конкретной ситуации.

Кроме того, крупным компаниям-разработчикам ПО зачастую некогда реагировать на потребности и пожелания каждого заказчика, особенно если он не бюджетообразующий или они не считают индивидуальную работу с клиентом целесообразной с экономической точки зрения. В итоге полезный эффект работы ИС у конкретного клиента часто снижается, и возможности, предоставляемые ИС, могут оказаться невостребованными. Получается, что компания заплатила деньги за возможности, которые она не использует.

Однако тенденции таковы, что заказчики все лучше представляют себе потребительские свойства, характеристики информационных систем и различия между ними. Ввести заказчика в заблуждение становится все сложнее, поэтому производителям ПО остается просто предложить ему то, что нужно. Именно этому конкретному заказчику, ему и никому другому.

Купить или разработать самостоятельно

Грань между доработкой готового решения и созданием нового очень расплывчата. Более того, ни одна стандартная ИС не обходится без доработок под заказчика.

Тем не менее и в таком варианте она дешевле, технологически прозрачнее и проще во внедрении и поддержке, чем сопоставимая по масштабам «самописная» система. Просто в одних случаях готовое решение достаточно лишь слегка подкорректировать, а в других требуются значительные изменения.

У каждого варианта имеются свои ограничения. При кажущейся дешевизне собственной разработки все-таки иногда выгоднее купить готовое решение и оплатить его внедрение. Однако если бизнес компании нетипичен для тиражируемых КИС (корпоративная информационная система), то стоимость доработок может существенно превысить стоимость разработки своими силами.

Таким образом, если на рынке есть КИС, перекрывающая хотя бы 60–70% ваших бизнес-процессов, то целесообразность ее покупки достаточно высока. Внедрить эту КИС чаще всего быстрее и дешевле, даже с учетом адаптации, чем создать новую.

Однозначный ответ на вопрос, что лучше для конкретной компании (под понятием «лучше» в данной ситуации имеется в виду получение максимальных результатов при минимальных затратах), можно получить только после того, как компания сформулирует требования к своей будущей КИС.

Этапы выбора КИС

В процессе выбора между покупкой и разработкой заказчик проходит 4 этапа.

• Анализ бизнес-процессов компании «как есть». Этот этап необходим для получения ответа на вопрос: какие бизнес-процессы существуют в компании в настоящий момент?
• Проектирование бизнес-процессов «как надо». Цель этого этапа — понять, какими вы хотите видеть бизнес-процессы после оптимизации. Иными словами, что вы хотите получить на выходе.
• Выработка требований к системе, которая будет автоматизировать бизнес-процессы «как надо».
• Выбор поставщика (разработчика) ПО.

Даже если компания выбирает путь покупки, это не отменяет необходимости наличия у заказчика собственной группы сопровождения, которая занимается «притиркой» системы и обеспечением ее бесперебойной работы.

Преимущества самостоятельной разработки КИС

• Дешевизна. Однако часто это только иллюзия. Если учесть все затраты на разработку, включая рабочее время специалистов, задействованных в процессе создания системы, то вполне может оказаться, что покупка готового решения с последующей его отладкой обошлась бы в сопоставимую сумму.
• Близость разработчиков к бизнес-процессам компании. Впрочем, часто этот фактор из положительного становится отрицательным, поскольку система настолько срастается с текущей организационной структурой компании, что утрачивает гибкость.

Ограничения и риски самостоятельной разработки КИС

• Необходимость значительного увеличения численности ИТ-службы компании, так как на период разработки новой КИС существующую ИС кто-то должен поддерживать в работоспособном состоянии.
• Отсутствие проработанного этапа бизнес-анализа. Для появления более-менее квалифицированных системных аналитиков необходимы время и значительные вложения. А без этого этапа ИС создается скорее не для выполнения требований пользователей, а для внедрения на заводе «мулек», придуманных программистами, то есть становится полигоном для обкатки идей разработчиков.
• Недостаточное документирование разработки ИС в ходе проекта. Поэтому специалисту, который будет эксплуатировать систему в дальнейшем, сложно понять, как и почему реализовано то или иное решение. Эта проблема — одна из самых критичных: продолжать разработку недокументированной ИС практически невозможно. Когда авторы уходят из компании, ИС умирает. Это приводит к тому, что в ситуации, когда достаточно было внести небольшие корректировки, приходилось переписывать все с нуля.
• Заинтересованность команды (нанятой на зарплату) в раздувании бюджета и затягивании сроков проекта, ведь в случае быстрого и успешного завершения проекта они своими руками лишают себя работы.
• Неготовность руководства компании освободить разработчиков от всех других обязанностей на время проекта. В противном случае процесс разработки может затянуться на неопределенно долгий период.
• Стоимость сопровождения собственной системы гораздо больше, чем расходы на внедрение и сопровождение типовой.

Преимущества покупки ИС

• Профессионалы имеют методологию внедрения ИС. Конечно, самостоятельно компания тоже сможет внедрить ИС, но, скорее всего, это будет дольше и в конечном счете дороже.
• В случае покупки КИС компания-заказчик имеет четкие цивилизованные отношения с разработчиками, зафиксированные в договорах. В результате увеличивается вероятность того, что приглашенные специалисты не будут кормить вас «ЗАВТРАками», в отличие от собственных. Ведь не секрет, что часто одна из задач руководителя отдела IT-компании заключается в том, чтобы сделать процесс разработки КИС бесконечным. Это совсем не означает, что КИС не работает, но бесконечность процесса определяется постоянным поиском новых задач для работников службы IT и возможностей для расширения функциональности разрабатываемой КИС. Она постоянно находится в трех режимах: эксплуатации, разработки и внедрения. Эти процессы ведутся ОДНОВРЕМЕННО. У компании-разработчика, внедряющего ПО в вашей организации, другой интерес. Она заинтересована в повышении эффективности своей работы, ей невыгодно затягивать сроки, если в договоре указана фиксированная стоимость внедрения.
• У профессионалов системы документированы, протестированы и сопровождаются. Заказчика всегда проконсультируют. Сторонний консультант — потому и консультант, что он сопровождает проект и имеет в архиве историю изменений.
• ИС отработаны и успешно функционируют. Риск неудачного внедрения минимизирован.
• Отсутствие программистов как фактора неопределенности, которые в любой момент могут уволиться — и процесс разработки КИС остановится (в лучшем случае затормозится).

Предпосылки успешной самостоятельной разработки КИС

Компания может позволить себе инвестировать средства в разработку собственной КИС при наличии следующих условий.

• На рынке отсутствует готовое ПО, удовлетворяющее компанию по функциональности, стоимости и условиям сопровождения хотя бы на 60–70%.
• В компании имеется сильная ИТ-служба с опытными и квалифицированными менеджерами проектов, программистами и аналитиками.
• Компания в состоянии осуществить полную и грамотную постановку задачи.
• Существует техническая возможность смоделировать работу созданных программных средств в ходе эксплуатации.
• Имеется возможность реального сопровождения созданной собственными силами ИС.

Кроме того, если разработанное ПО возможно тиражировать для дочерних предприятий, это будет дополнительным плюсом собственной разработки.